Checkliste zur Veranstaltung Download - PDF


1. Checkliste: Veranstaltungsinhalt

• Fixieren von Zielen, Botschaften und Inhalten

• Ablauf entwickeln

• Auswahl/Festlegung Akteure

• Festlegung Logo, Unternehmensidentität für Dokumente, Präsentationen

• Entwickeln eines durchgängigen roten Fadens durch die Veranstaltung (Motto, Symbol, Thema)

• Abstimmen der Redeinhalte (Zeit, Schnittstellen zu anderen Beiträgen usw.)

• Klären einheitliche Vorlage für Präsentation

• Abklären Abgabetermin von Unterlagen

• Abklären und terminieren von Proben und Akteuren

• Recherche und beschaffen wichtiger Materialen (Give-Aways usw)

• Erstellen Protokolle für die Akteure (enthält wichtige Infos zur Vorbereitung und Ablauf

• Anmelden Gebühren/Einholen Genehmigung (zbsp: Gema, Versicherungen usw.)

• Klären Presseinhalte

• Vorbereiten Einladungen

 

2. Checkliste: Einladungsmanagement

• Klärung Teilnehmerkreis

• Erstellen Adresslisten

• Klärung Einladungsmedium (werden Teilnehmer mehrmals kontaktiert)

• Festlegung Einladungszeitrahmen

• Einladung gestalten

• Dokumentation der Anmeldungen

• Folgedokumente erstellen (Teilnahmebestätigung, Anfahrtsskizze)

• Entscheidung Nachhak-Aktion

• Durchführen Nachhak-Aktion

• Erstellen Namensschilder

• Erstellen Teilnehmerlisten

• Klären Einlasskontrolle

• Welche Materialien werden ausgehändigt (Handout, Block, Stift)

• Vorbereiten der TN-Materialien

• Abklären Bedarf Hostessen


3. Checkliste: Catering

• Zeitpunkt und Dauer

• Anfrage bei Caterer/Vereine oder sonstige Anbieter

• Getränkelieferant (Bierbankgarnituren)

• Dekoration / Tischdecke usw.

• Klären Geschirr, Besteck, Gläser

• Anzahl Kaffee und Kuchen bestimmen und beschaffen

• Beschilderung der Speisen evtl. Unverträglichkeiten

• Preisliste

• Klären Auf-u. Abbau Kuchenbuffet/Abgabestelle der Kuchen/was passiert mit restlichem Kuchen

• Klären Speisen und Getränke für Personal (gratis evtl. Bons)

• Müllentsorgung


4. Checkliste: Auf-u. Abbau

• Erstellen Auf-u. Abbauplanung (Uhrzeit, wer macht was? usw.)

• Einrichten der Veranstaltungsräumlichkeiten (Tische, Stühle usw.)

• Technikcheck/Ablaufprobe/ Lesbarkeit Foliencheck

• Probe

• Ausschilderung zu bestimmten Räumen (WC)

• Aushändigen wichtiger Unterlagen an Unterstützer (Telefonliste, Ablaufplan)

• Vorbereiten und Platzieren „Reserviertschilder“

• Finale Besprechung Ablaufplan (mit Dienstleistern, Hostessen, Helfern)

• Aufbau Eingangskontrolle

• Bereitstellen Geschenke

• Verteilung TN-Materialien (Feedbackbogen)


5. Checkliste: Veranstaltungsnachbereitung

• Auswerten Feedbackbogen und evtl. Kommunikation

• Evtl. Kostenaufstellung/Rechnungsprüfung

• Feedbackgespräche

• Kurzer Bericht mit Erkenntnissen für Folgeveranstaltungen

• Dankeschön an Helfer (evtl. Geschenk)

• Aktualisieren Teilnehmer Liste

• Archivieren der Präsentationen, Regen, Filme usw.

• Abschlussbericht an Vorgesetzte, Sponsoren usw.


Sonstiges:
• „Staff-Schilder“ für Personal

• Techniker? Verfügbarkeit klären

• Hausmeister? Verfügbarkeit klären

• WC beschildern und zwischendurch reinigen

• Sonstiges Personal, Security usw.